CÁCH XỬ LÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI BỊ SAI SÓT THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH

• Sai các thông tin cơ bản (tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất…)
• Người bán và người mua thống nhất lập lại hóa đơn mới.

1. Lập hóa đơn thay thế hóa đơn sai sót, ghi rõ nội dung "thay thế hóa đơn số… ngày…".
2. Gửi lại cho người mua, báo cáo lại cho cơ quan thuế theo quy định.

• Đã giao dịch, đã kê khai thuế, chỉ cần điều chỉnh tăng/giảm giá trị, thuế.
• Hoặc chỉ sai một phần nhỏ (số lượng, đơn giá…) nhưng không cần lập mới hoàn toàn.

1. Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn cũ, ghi rõ nội dung "điều chỉnh cho hóa đơn số…ngày…"
2. Điều chỉnh tăng/giảm số tiền, thuế theo thực tế.
3. Gửi người mua, báo cáo cơ quan thuế.

• Phải lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hoặc thu hồi giữa người bán – người mua nếu hóa đơn đã gửi.
• Không được xóa hóa đơn sai trực tiếp trên hệ thống nếu đã cấp mã của cơ quan thuế.
• Lưu đầy đủ hồ sơ điều chỉnh/hủy/thay thế để phục vụ kiểm tra sau này.
• Cập nhật đúng trên phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử.

2a. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

• Người bán phải thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập nhưng sai sót.
• Sau đó, người bán lập một hóa đơn điện tử mới với thông tin chính xác.
• Hóa đơn mới này sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã lại.
• Cuối cùng, người bán gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã mới và chính xác cho người mua.

2b Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót sau khi đã gửi cho người mua (lỗi không ảnh hưởng đến số tiền thuế)

• Người bán cần thông báo cho cả người mua và cơ quan thuế về sai sót trên hóa đơn.
• Người bán không cần phải lập hóa đơn thay thế hay điều chỉnh.
• Người bán sẽ gửi thông báo xác nhận đã thông báo lỗi cho cơ quan thuế đến người mua để người mua biết.

2c. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót sau khi đã gửi cho người mua (lỗi ảnh hưởng đến số tiền thuế hoặc thông tin quan trọng)

• Người bán và người mua phải lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ các nội dung sai sót và thống nhất cách xử lý.
• Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế để hủy hóa đơn điện tử gốc bị sai sót.
• Sau đó, người bán lập một hóa đơn điện tử thay thế (hoặc điều chỉnh) cho hóa đơn đã hủy. Hóa đơn mới này phải ghi rõ là "hóa đơn thay thế" hoặc "hóa đơn điều chỉnh" cho hóa đơn nào.
• Hóa đơn thay thế/điều chỉnh này sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã mới.
• Cuối cùng, người bán gửi hóa đơn đã được cấp mã mới cho người mua.

2d. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế do cơ quan thuế phát hiện sai sót

• Khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế, người bán có trách nhiệm rà soát lại hóa đơn.
• Người bán phải thực hiện các bước xử lý tương tự như các trường hợp 2 hoặc 3 nêu trên (tùy thuộc vào loại sai sót được cơ quan thuế chỉ ra) trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.