NGHỊ ĐỊNH 181/2025/NĐ-CP - GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG MUA SẮM, THANH TOÁN, HOÁ ĐƠN, KHẤU TRỪ THUẾ GTGT TRONG DOANH NGHIỆP

Thứ ba - 15/07/2025 00:32

Trong hoạt động mua sắm, thanh toán nội bộ, doanh nghiệp Việt Nam thường gặp phải nhiều vướng mắc về chứng từ, phương thức thanh toán, tính hợp lệ hợp pháp khi hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT. Sự ra đời của Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 15/4/2025 (có hiệu lực từ 01/7/2025) nhằm hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Thuế GTGT sửa đổi 2024, đã giúp làm rõ các tình huống phát sinh thực tế liên quan đến thanh toán, mua sắm, hóa đơn, khấu trừ thuế trong doanh nghiệp. Đây là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế đối với cơ quan thuế.

1️. Tổng quan nội dung Nghị định 181/2025/NĐ-CP liên quan mua sắm, thanh toán của doanh nghiệp

Nghị định 181/2025/NĐ-CP được ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Luật Thuế GTGT mới, trong đó đặc biệt nhấn mạnh các nguyên tắc về mua sắm, thanh toán và khấu trừ thuế trong doanh nghiệp. Nội dung nghị định tập trung làm rõ yêu cầu bắt buộc về thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng, quy định về chứng từ hợp lệ, hóa đơn điện tử, nguyên tắc khấu trừ, hoàn thuế và các tình huống ngoại lệ được phép áp dụng. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, kiểm soát rủi ro và đảm bảo quyền lợi thuế hợp pháp.

Nghị định 181/2025/NĐ-CP được cụ thể hóa quy định về:

Hóa đơn, chứng từ mua sắm đầu vào hợp lệ.
Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt (TTKDTM) khi doanh nghiệp muốn khấu trừ thuế GTGT.
Trách nhiệm, nghĩa vụ của người mua – người bán trong giao dịch tài chính, kế toán.
Nguyên tắc xác định giá trị tính thuế, điều kiện khấu trừ, hoàn thuế.

2️. Quy định quan trọng trong xử lý mua sắm và thanh toán ở doanh nghiệp

2.1. Thanh toán không dùng tiền mặt và điều kiện khấu trừ VAT

Thanh toán không dùng tiền mặt (TTKDTM) là nguyên tắc cốt lõi nhằm đảm bảo tính minh bạch, chống gian lận, trốn thuế trong hoạt động mua sắm và hạch toán chi phí của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp được khấu trừ hợp pháp thuế GTGT đầu vào mà còn góp phần củng cố sự minh bạch, chuyên nghiệp trong hệ thống tài chính – kế toán nội bộ. Đồng thời, việc hiểu rõ và áp dụng linh hoạt các trường hợp ngoại lệ được khấu trừ dù không TTKDTM sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các tình huống thực tế phát sinh, đảm bảo tuân thủ pháp luật mà không làm gián đoạn quy trình vận hành.

Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP:

Các khoản chi từ 5 triệu đồng (đã bao gồm thuế) trở lên phải thanh toán qua ngân hàng, thẻ, ví điện tử, công cụ thanh toán hợp pháp để được ghi nhận chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Nếu không tuân thủ, dù có đầy đủ hóa đơn cũng không được khấu trừ thuế.

Ngoại lệ được khấu trừ dù không thanh toán không dùng tiền mặt (TTKDTM):

Trả góp, trả chậm theo hợp đồng kinh tế.
Thanh toán qua bên thứ ba hợp pháp (công ty mẹ, công ty con…).
Bù trừ công nợ.
Tạm ứng nhân viên có phê duyệt nội bộ rõ ràng.

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình mua sắm rõ ràng, kiểm soát tốt hình thức thanh toán đồng thời nắm vững quy định về thanh toán và điều kiện khấu trừ thuế VAT chính là cách doanh nghiệp tự bảo vệ mình trước các rủi ro về thuế, tài chính và uy tín trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

2.2. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi mua sắm

Mọi hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ cần đảm bảo:

Có hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định (Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Đầy đủ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho, phiếu thu chi nội bộ…
Thời điểm ghi nhận khớp đúng thời gian phát sinh thực tế.

Trường hợp thanh toán tiền mặt, hóa đơn dưới 5 triệu đồng cần thể hiện rõ ràng, minh bạch qua sổ quỹ tiền mặt, tránh hợp thức hóa khống.

2.3. Giá trị tính thuế GTGT minh bạch

Giá trị tính thuế GTGT minh bạch là việc xác định rõ ràng, chính xác giá trị làm căn cứ để tính thuế giá trị gia tăng (GTGT), tuân thủ đúng quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai, khấu trừ và hoàn thuế.

Giá tính thuế bao gồm:

Giá bán chưa VAT.
Các khoản thuế gián thu khác: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, thuế nhập khẩu (nếu có).
Phí vận chuyển, bảo hiểm… nếu bên bán thu.

Việc kê khai sai giá tính thuế sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế đầu ra, đầu vào, nguy cơ bị truy thu cao.

3️. Những tình huống thực tế doanh nghiệp cần lưu ý và áp dụng

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhiều tình huống mua sắm, thanh toán, sử dụng hóa đơn liên quan trực tiếp đến quyền lợi về thuế. Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định rõ ràng nguyên tắc xử lý những tình huống này, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền khấu trừ thuế và tối ưu chi phí. Việc nắm vững các tình huống thực tế và cách áp dụng đúng sẽ là bước quan trọng trong quản trị nội bộ tài chính – kế toán.

Tình huống phát sinh trong mua sắm	Hướng xử lý đúng Nghị định 181/2025/NĐ-CP
Mua hàng > 5 triệu thanh toán tiền mặt	Không được khấu trừ VAT, không hạch toán chi phí hợp lệ
Nhân viên tạm ứng mua hàng > 5 triệu	Có quy chế tạm ứng, quyết toán hợp lệ, được chấp nhận
Bù trừ công nợ giữa hai bên	Được khấu trừ nếu có đầy đủ hồ sơ chứng minh hợp pháp
Thanh toán qua ví điện tử	Được xem là hợp lệ nếu chứng minh giao dịch hợp pháp
Hợp đồng trả góp	Dựa theo hợp đồng và chứng từ chi tiết, vẫn được khấu trừ

4️. Ảnh hưởng của Nghị định 181/2025 đối với doanh nghiệp

Nghị định 181/2025/NĐ-CP mang đến những thay đổi quan trọng trong quản lý thuế GTGT, đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình mua sắm, thanh toán và hạch toán thuế của doanh nghiệp. Việc tuân thủ nghiêm túc nghị định này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi về thuế, mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong vận hành tài chính – kế toán và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý về sau.

Tích cực:

Tạo hành lang pháp lý rõ ràng, hạn chế gian lận hóa đơn, giao dịch ảo.
Giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình mua sắm – thanh toán nội bộ.
Minh bạch tài chính, dễ dàng đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Khó khăn nếu không tuân thủ:

Mất quyền khấu trừ thuế, không được ghi nhận chi phí hợp lệ.
Bị truy thu, phạt hành chính nếu cố tình lách quy định.
Tăng rủi ro khi thanh tra thuế phát hiện các giao dịch bất hợp lý.

Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã góp phần hoàn thiện hành lang pháp lý trong quản lý thuế GTGT, đặc biệt trong các giao dịch mua sắm, thanh toán nội bộ của doanh nghiệp. Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp, doanh nghiệp cần:

Xây dựng quy trình thanh toán nội bộ phù hợp, minh bạch, tuân thủ quy định mới.
Kiểm soát chặt chứng từ, hóa đơn, phương thức thanh toán.
Đào tạo bộ phận kế toán, mua hàng hiểu rõ các quy định để phòng tránh rủi ro.

Tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi về thuế mà còn nâng cao uy tín, chuyên nghiệp trong quản trị tài chính của mình.

Nghị định 181/2025/NĐ-CP không chỉ là quy định pháp luật về thuế GTGT, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa hoạt động mua sắm, thanh toán, hóa đơn, khấu trừ thuế trong doanh nghiệp. Khi tuân thủ đầy đủ, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo quyền lợi về thuế, chi phí mà còn tăng cường tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản trị tài chính – kế toán nội bộ. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng Nghị định 181/2025/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tránh thất thoát chi phí, tăng cường uy tín với đối tác và cơ quan quản lý. Đây chính là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững, minh bạch và an toàn trong kỷ nguyên kinh doanh số hóa.

VINACO.WORK LUÔN ĐỒNG HÀNH CÙNG QUÝ DOANH NGHIỆP
Vinaco.Work – Vietnam Company Co Working
📍 Địa chỉ: 01 Cộng Hoà 3, Tân Thành, Tân Phú, TP.HCM
📧 Email: dangcaotuong1974@gmail.com
📱 Hotline: 0918 300 212
🌐 Website: www.vinaco.work

Tác giả bài viết: VINACO.WORK